Abteilung 1 - Agil arbeiten!

Die Implementierung eines niederschwelligen Bewegungsangebots, das allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zugänglich sein sollte, war eines der Projekte des Betrieblichen Gesundheitsmanagements 2019. Der Belegschaft sollte so eine Möglichkeit geboten werden, unkompliziert und aktiv Gesundheitsrisiken vorzubeugen.

Die daraus entstandene Aktive Pause ist mittlerweile fest im Haus implementiert und erfreut sich großen Zuspruchs.
Für die Aktive Pause wurden 64 Multiplikatoren und Multiplikatorinnen geschult, die aus zehn Abteilungen, 37 Referaten und acht verschiedenen Dienstorten kommen. So konnte auch der Forderung, die Außenstellen mehr bei Gesundheitsangeboten zu berücksichtigen, Rechnung getragen werden.

Viele allgemeine Fortbildungsangebote gab es 2019 für alle Beschäftigten. Seit Jahren bietet ein Mitarbeiter des Regierungspräsidiums, Jürgen Haug, eine Seminarreihe zum Thema „Allgemeines Verwaltungsrecht und Bescheidtechnik“ für Kolleginnen und Kollegen ohne rechtliche Vorkenntnisse an. Diese Seminare wenden sich also an Beschäftigte, die eine technische oder naturwissenschaftliche Ausbildung absolviert haben, und nun für ihre Tätigkeit im Präsidium verwaltungsrechtliche Grundlagen benötigen. Aufgrund zahlreicher Neueinstellungen und der auch dadurch bedingten großen Nachfrage gab es 2019 gleich fünf Seminarreihen hierzu.

Guter Einstieg ins RP
Neu konzipiert wurde ein dreiteiliges Seminar „Guter Einstieg im RP“, das eine weitere Mitarbeiterin des Präsidiums, Frau Dorothee Mäck-Schneider, zusammen mit der Pressestelle anbietet. Dabei geht es darum, neu eingestellten Beschäftigten, die keine entsprechenden Vorkenntnisse haben, Grundlagen über den Aufbau der Landes- und der Kommunalverwaltung sowie über die Funktion und Arbeitsweise des Regierungspräsidiums zu vermitteln. Auch dieses Angebot stieß auf eine hohe Nachfrage und füllt damit eine Lücke.

Neuerungen im Datenschutz Von den vielen weiteren Themen sei abschließend noch der Datenschutz genannt. Hier gab es einen erheblichen Informations- und Schulungsbedarf durch die 2019 in Kraft tretenden Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mit den durchgeführten Seminaren und Informationen wurde die in der DSGVO niedergelegte Pflicht erfüllt, für die Beschäftigten Schulungen abzuhalten.

Das Landesprojekt „Einführung der E-Akte BW“ ist ein agiles Entwicklungsprojekt, weshalb sowohl die Software als auch die betroffenen Prozesse kontinuierlich – bereits während der Pilotphase – angepasst bzw. in ein Pilotverbesserungsprojekt zur Sammlung und Auswertung der Erfahrungen eingespeist werden.

Die Regierungspräsidien sind hierbei eng in die Entwicklung mit eingebunden, wodurch  notwendige Änderungen schnell identifiziert und an die Stabsstelle E-Akte BW weitergeleitet werden können.  Es ist daher möglich, in der relativ übersichtlichen Pilotzeit ab Februar 2020 viele Erfahrungen rund um die E-Akte BW zu sammeln und diese noch während des Pilotprojektverlaufes zu nutzen.

Seit Februar 2020 arbeiten die Pilotreferate 14, 15.1 und 16 bereits mit der E-Akte BW. Die im März 2020 mit aller Wucht eintretende Corona-Pandemie zeigte dann einmal mehr die Notwendigkeit erfolgreicher Digitalisierungsmaßnahmen, aber auch die Herausforderungen für Führungskräfte bei der Arbeit mit mobilen Teams.

Zusätzlich zu dem Test der E-Akte BW konnten in den Pilotreferaten gerade während der Pandemie-Zeit im Besonderen Stärken und Schwächen der E-Akte BW identifiziert werden. Durch die verstärkte Nutzung elektronischer Medien und digitaler Kommunikationsprozesse während der Pandemie-Situation zeigten sich die Grenzen der Belastbarkeit des Landesnetzes und verdeutlichten einmal mehr das Erfordernis einer von Netzwerksschwankungen unabhängigen Programmierung der E-Akte BW.

Etappenweise geht es voran

Der so genannte Rollout der E-Akte BW im Regierungspräsidium Tübingen wird in Etappen – sogenannten Tranchen – durchgeführt. Dieses Rollout-Tranchen-Modell zeigt auf, dass innerhalb der nächsten zwölf Monate noch ca. 1.750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 86 Organisationseinheiten auf die Arbeit mit der E-Akten umgestellt werden müssen - ein enormes Unterfangen!

Die Einführung der E-Akte BW im gesamten Regierungspräsidium Tübingen soll im Sommer 2021 abgeschlossen sein.

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Die E-Akte BW stellt ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verwaltung von Schriftgut dar. Für eine ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung und Aktenhaltung garantiert sie aber nicht von sich aus. Das zeigt sich insbesondere schnell bei der Frage nach der Aktenrelevanz von Schriftgutobjekten - welche Dokumente müssen in die Akte? Welche E-Mails können außerhalb der Akte bearbeitet werden?

Grundsätzlich gilt: Die Akten müssen so geführt werden, dass der aktuelle Sachstand aus der Akte jederzeit vollständig, lückenlos und nachvollziehbar ersichtlich ist.
Dies ist gegeben, wenn eine sach- und fachkundige Person den Verfahrensgang und -stand ohne Mühe aus der Akte entnehmen kann. Die Verantwortung der ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung liegt also weiterhin bei Ihnen und der der jeweils zuständigen Registratur. Um Sie in dieser Aufgabe bestmöglich zu unterstützen, wurden im Bereich der Schriftgutverwaltung umfangreiche Schulungsunterlagen zur Verfügung gestellt.

Hierdurch soll Grundwissen aufgebaut bzw. gestärkt und ein einheitlicher Standard geschaffen werden.
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Zukünftig steht jeder Sachbearbeitung eine Online-Schulung, das sogenannte E-Learning, zur Verfügung. Das dort Erlernte kann parallel auf einer Testumgebung angewandt werden. Damit Ihr Wissensstand noch möglichst frisch ist, wenn Sie beginnen, produktiv in der E-Akte BW zu arbeiten, empfiehlt es sich, die E-Learning Schulung erst unmittelbar (ca. 1 – 2 Wochen) vor dem Flächenrollout zu absolvieren.

Key-User und E-Akte Beauftragte sollen die E-Learning Anwendung jedoch bereits zeitnah durchlaufen, um im Rahmen ihrer Vorbereitungstätigkeiten einen ersten Einblick in das System zu erhalten.

Zusätzlich zur E-Learning Anwendung erhalten bestimmte Zielgruppen wie Key-User, Registraturkräfte oder Fachadministratoren weitere Präsenzschulungen. Nach erfolgter Evaluation der Präsenzschulungen in der Pilotphase werden auch diese inhaltlich überarbeitete bzw. auf jeweils ca. zwei Tage aufgestockt.

Aus den oben genannten Lehren für den Flächenrollout des Hauses resultieren bestimmte Maßnahmen und Aufgaben, welche in Vorbereitung auf den Flächenrollout durch das Projektteam umzusetzen sind. Diese Vorbereitungen umfassen insbesondere die nachfolgenden Bereiche:


Leitfaden mit Anlagen
Im Leitfaden werden alle Erfahrungen aus der Piloierungsphase und daraus resultierende Maßnahmen bzw. sinnvolle Standards kompakt zusammengefasst.Ergänzt wird das Dokument durch eine Checkliste und weitere Anlagen, welche die Kolleginnen und Kollegen bei der Abarbeitung der Themen aus dem Leitfaden unterstützen.

Die Checkliste dient den Referaten, Stabsstellen und Abteilungsvorzimmern als eine Art „Schablone“ in ihrer Vorbereitung auf die Arbeit mit der E-Akte BW und liefert dem Projektteam bei deren Rückgabe gleichzeitig alle erforderlichen Informationen hinsichtlich der zu treffenden Maßnahmen im Rahmen der Umsetzung in der E-Akte BW.

Die termingerechte Abgabe der Checklisten sowie der weiteren Anlagen ist wichtig, damit die erforderlichen Vorbereitungen durch das Projektteam erfolgen können und Ihnen genügend Zeit zur Prüfung der Einstellungen im Testsystem bleibt.

Grundlagen zur Schriftgutverwaltung
Da frühzeitig die Wissenslücken im Bereich der Schriftgutverwaltung identifizieren werden konnten, wurde eine Schulungsunterlage erstellt, welche als Anlage zum Leitfaden in die Abteilungen gegeben wurde. Das Projektteam hofft dadurch, ein gesteigertes Verständnis der derzeitigen und zukünftigen Aktenhaltung und –verwaltung vermitteln zu können.

Unterstützende Prozessbeschreibungen
Um immer wiederkehrende Prozesse zu veranschaulichen und daraus Handlungsanleitungen zur Unterstützung bei der Arbeit im System zu erstellen, werden derzeit Regierungspräsidiums-übergreifend unterschiedliche „Generische Prozesse“ entworfen. Diese Prozesse resultieren in Beschreibungen oder Anleitungen, welche in einer Vielzahl von Arbeitsbereichen eingesetzt werden können. Hierdurch wird die Arbeit im E-Akte System erleichtert und es können landesweite Standards geschaffen werden.

Projekt- und Kommunikationsstruktur
Aufgrund des straffen Rollout-Zeitplans ist das projektteam auf einen engen Austausch mit den E-Akte Beauftragten der Abteilungen angewiesen. Diese stehen als Expertinnen und Experten ihrer Abteilung mit den jeweiligen Key-Usern aller Referate der entsprechenden Abteilung in Kontakt.

So können bei häufig gleichartig auftretenden Fragestellungen Synergieeffekte erzeugt und der Informationsfluss kanalisiert werden. Im Rahmen dieser Kommunikationsstruktur haben wir ein regelmäßiges, zwei-wöchiges Jour Fixe mit den E-Akte Beauftragten eingerichtet, welche wiederum Jour Fixe oder Besprechungen mit ihren Key-Usern abhalten. In gemeinsamen Terminen mit den Organisationseinheiten der Rollout-Tranchen konnten auch bereits konkrete Fragestellungen besprochen werden.